Le courrier électronique peut être une grande commodité ou un lourd fardeau. Un outil efficace ou une perte de temps. Tout dépend de la façon dont vous l’utilisez. Développez de mauvaises habitudes et vous vous retrouverez stressé sans pouvoir progresser. De bonnes habitudes peuvent cependant vous aider à vous sentir mieux organisé et plus en contrôle.

Nous connaissons tous quelqu’un qui a des centaines de courriels dans divers états de lecture, de réponse ou de « mise en réserve pour plus tard » dans sa boîte de réception. Est-ce possible que vous soyez cette personne? Peut-être avez-vous entendu la légende du conseiller financier qui garde sa boîte de réception vide et à jour. S’il s’agit de vous, vous pouvez cesser de lire maintenant.

La plupart d’entre nous se situent quelque part entre les deux, jonglant avec les courriels de clients, de collègues, d’amis, de membres de la famille et d’entreprises avec lesquelles nous faisons affaire, sans compter les infolettres, les promotions des endroits où nous magasinons, les notifications de sites Web que nous visitons, et plus encore.

Malheureusement, les idées énumérées ci-dessous ne peuvent pas répondre à vos courriels pour vous, mais elles peuvent faire en sorte que le processus soit mieux structuré. Essayez de suivre ces conseils pendant au moins trois semaines. Cela devrait suffire pour voir à quel point ils fonctionnent bien et pour développer de nouvelles habitudes de courrier électronique qui pourraient améliorer votre qualité de vie.

Habitude n^o 1 : Protéger la boîte de réception

La première chose que vous devez faire est de réduire le nombre de courriels que vous recevez. Le travail nécessaire sera fastidieux en amont, mais il deviendra beaucoup plus facile. Commencez par passer en revue tout le contenu de votre boîte de réception et désabonnez-vous des courriels que vous ne souhaitez plus recevoir.

Si un expéditeur respecte les lois antipourriel canadiennes, le courriel contiendra un lien de « désabonnement » clair, habituellement en pied de page. Dans certains cas, ce lien vous mènera à une page où vous pourrez personnaliser vos paramètres d’abonnement. Cela vous permettra, par exemple, de continuer à recevoir les courriels essentiels, mais de cesser de recevoir des courriels promotionnels. S’il n’y a pas de lien de désabonnement, vous pouvez répondre au courriel en indiquant « me désabonner » dans l’objet, ou utiliser les options « bloquer l’expéditeur » ou « marquer comme pourriel » à partir de votre plateforme de courriel afin que ceux-ci n’arrivent pas dans votre boîte de réception.

Il peut être utile de définir certaines normes de vérification de votre boîte de réception. Vous pourriez être tenté de rester sur une liste de d’abonnement par crainte de manquer quelque chose d’important à l’avenir. Mais si vous n’avez pas communiqué avec un expéditeur depuis, disons un an ou plus, il est peut-être temps de couper le cordon. Faites confiance au fait que s’ils ont des renseignements auxquels vous tenez vraiment ou dont vous aurez besoin un jour, vous serez en mesure de les retrouver par une simple recherche Google.

Une fois que vous avez réduit le nombre de courriels entrants, soyez vigilant quant aux courriels que vous laissez entrer à nouveau. Il y a mille et une façons de se retrouver sur des listes d’abonnement, que ce soit intentionnellement ou par accident. Méfiez-vous de l’adhésion à de nouvelles listes, par exemple, lorsque vous vous inscrivez à des sites Web ou lorsque vous faites des achats en ligne.

Habitude n^o 2 : Définir une plage horaire

Réservez un ou des moments précis de la journée pour la gestion des courriels. Cela demande de la discipline. Il nous est tous arrivé d’être occupés à certaines tâches, de voir un courriel, possiblement d’une personne dont nous attendions des nouvelles, puis de tout laisser tomber pour le lire. Sans même nous en rendre compte, nous avons passé une heure dans notre boîte de réception.

Les courriels arrivent continuellement. Quelques-uns sont urgents ou importants, mais la plupart ne le sont pas. Le fait de permettre aux courriels d’interrompre constamment votre journée fait partie de la recette d’une faible productivité. De plus, lorsque vous commencez à répondre distraitement à des courriels, cela augmente les risques d’erreurs imprudentes (erreurs typographiques, pièces jointes oubliées) et d’occasions manquées (oublier de communiquer quelque chose en temps opportun ou d’important).

Après avoir effectué une vérification sévère de votre boîte de réception, vous recevrez généralement moins de courriels. Ensuite, vous pouvez réserver des moments spécifiques pour accorder toute votre attention à votre boîte de réception.

Habitude n^o 3 : Traiter chaque courriel

C’est la règle qui changera vraiment la façon dont vous utilisez votre courrier électronique. Il est important que vous traitiez immédiatement chaque courriel que vous recevez. Cessez de « mettre en réserve pour plus tard ». Asseyez-vous chaque jour à l’heure convenue et traitez chaque courriel de l’une des quatre façons suivantes :

• Supprimez. La plupart des courriels ne nécessitent pas de réponse et n’ont pas besoin d’être enregistrés. Supprimez-les immédiatement.
• Répondez. Si un courriel nécessite une réponse, faites-le maintenant. Si vous souhaitez le conserver pour référence future, enregistrez-le dans un dossier. Ne le laissez pas dans votre boîte de réception.
• Déléguez. Si vous pouvez déléguer le courriel à quelqu’un d’autre, faites-le maintenant.
• Reportez. Une fois que vous avez supprimé, classé ou délégué tous les courriels, ou que vous y avez répondu, il ne restera dans votre boîte de réception seulement ceux que vous ne pouvez pas traiter immédiatement, pour une raison ou une autre. Votre boîte de réception se transformera alors en une liste de choses à faire. Chaque fois que vous retournerez dans votre boîte de réception, vous verrez ces courriels qui attendent que vous les supprimiez, les classiez, les déléguiez ou y répondiez aussitôt que possible.

Avec un peu de travail en amont, un peu de discipline et un engagement à gérer systématiquement tout ce qui se trouve dans votre boîte de réception, le courrier électronique peut devenir beaucoup plus productif. Cela peut vous aider à accroître votre sentiment d’être mieux organisé et plus en contrôle. Ce qui fait de vous un conseiller plus efficace.